Утренняя сводка по CRM в Telegram: как это работает

Руководитель отдела продаж не любит собирать отчёты руками. Звонки лежат в телефонии, сделки в Битрикс24, расход на рекламу в Директе. Чтобы понять, что было вчера, нужно открыть три кабинета и свести цифры. Поэтому к такому отчёту обычно возвращаются раз в неделю, а не каждый день.

Агент делает эту сборку сам и приносит результат туда, где вы и так сидите: в Telegram.

Сообщение короткое. В нём три группы данных:

• кому вчера не перезвонили и сколько человек ушло, не дождавшись ответа;
• какие заявки ждут дольше суток;
• у каких обращений не записан источник.

Вот как это выглядит. Числа здесь взяты для примера.

• Вчера без ответа остались 7 человек.
• 4 звонка: никто не перезвонил.
• 2 заявки с сайта ждут дольше суток.
• 1 человек ждал в очереди 47 секунд и положил трубку.
• У 19 обращений не записан источник.

Дальше с сообщением можно разговаривать обычными словами. Например, попросить список для руководителя отдела или показать, где дыра с источниками. Агент отвечает в том же чате.

Одного Битрикс24 для такой сводки мало: пропущенных звонков в портале нет. Поэтому агент собирает её из нескольких источников сразу:

• телефония: звонки, пропущенные, время ожидания в очереди;
• Битрикс24: сделки и заявки;
• почта: письма и имена вложений, по которым видно заявку, не дошедшую до CRM;
• Яндекс.Директ: расход по кампаниям рядом со сделками, чтобы источник считался деньгами.

Звонки и заявки он сводит по номеру телефона. Так получается список тех, кому не перезвонили, и тех, у кого в карточке пусто.

Настройка занимает три шага.

1. Поставьте приложение. Скачайте установщик для Windows, macOS или Linux и откройте его. Для обычного старта не нужны ни Git, ни Docker, ни команды в терминале. При первом запуске система один раз спросит подтверждение, потому что приложения пока не подписаны.
2. Дайте доступ к двум системам. Нужны вебхук Битрикс24 и ключ телефонии.
3. Скажите, что присылать и когда. Обычной фразой: «каждое утро в 8:00 - кто вчера остался без ответа». Дальше сводка приходит сама, без планировщика задач и без программиста.

К боевой CRM незнакомую программу никто пускать не хочет. Поэтому правила здесь жёсткие:

• Только чтение. В Битрикс24 агент читает. Запрос на добавление, изменение или удаление данных программа отклоняет у себя, и в портал он даже не уходит. Менять данные может только человек.
• Ничего молча. Письмо, сообщение в чужой чат или нажатие на странице агент сначала показывает и ждёт вашего «да». Согласие одноразовое.
• Данные у вас. Переписка, заметки и задания хранятся на вашем компьютере или сервере. Выбранная модель получает только тот кусок, который нужен для ответа.

Эти цифры снял наш аналитик в базе компании, где мы ведём аналитику по договору. Названия здесь нет: разрешения его назвать мы не спрашивали.

• 502 пропущенных звонка за месяц. Из них 218 человек бросили трубку в голосовом меню: они не «не дозвонились», а не дождались.
• 76% привязанной выручки числилось за «прямым обращением», пока номера и формы не сверили со звонками. Доля считается от выручки, привязанной к клиентам, а не от всей.
• 694, 643 и 597: столько обращений за один и тот же месяц давали три способа счёта.

Последняя строка объясняет, зачем агенту сверка. Прежде чем назвать число, он проверяет, сколько записей портал обещал и сколько отдал. Не сошлось, он скажет об этом вслух и досчитает по частям. Спор о цифрах начинается не с данных, а с определений.

Компанию, у которой уже стоит именно эта сводка, мы пока назвать не можем. Поэтому начинаем с проверки на ваших данных, а не с обещаний.

Сводка не заканчивается на цифрах. Вы можете попросить список тех, кому не перезвонили, в виде, который удобно переслать руководителю отдела. Рассылать его агент сам не будет: он покажет, кому и что уйдёт, и подождёт вашего «да». Это отдельное действие, а не часть сводки.

Сводка нужна не одному человеку. Руководитель смотрит общую картину, менеджеры свои пропуски. Агент работает на команду: сотрудников вписывают в список допущенных, и незнакомый человек ему не напишет. Попытка записывается, владелец впускает кодом.

Каждому человеку можно привязать профиль и роль: владелец, администратор, руководитель, сотрудник, аудитор. Время и состав сводки задаются той же обычной фразой, которой вы её заказывали.

Для себя и внутри своей компании программа бесплатна. Но сводка приходит в 8:00 только тогда, когда в это время включён ваш компьютер. Если он закрыт, сводку присылает облако: отдельный сервер под вас за 1 590 ₽ в месяц. Модель оплачивается отдельно её поставщику, около 2 000 ₽ в месяц, вместе около 3 600 ₽.

Если нужна помощь с настройкой, шаги отдельные и обязательного пакета нет:

• диагностика: 10 000 ₽ разово, вычитается из цены пилота;
• пилот на ваших данных: 50 000 ₽;
• сопровождение: 35 000 ₽ в месяц.

Если вам нужна одна сводка, начните с неё. Остальные дела можно добавить потом. Посмотреть, как выглядит сообщение и разговор целиком, можно на странице ИИ-агент для Битрикс24. Оставить заявку можно здесь: ответим в течение рабочего дня.